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關于規范全宗設置和全宗號管理的通知

皖檔辦〔2017〕101號  

作者: | 信息來源: | 發布日期:2017-12-01

省直各單位:

全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。全宗號是檔案館給定每個全宗的代碼。為規范屬省檔案館接收范圍內的立檔單位全宗設置和全宗號管理,促進檔案的科學管理和有效利用,現就有關事項通知如下。

一、全宗設置條件

一般情況下,具備下列三個條件的單位,可構成一個立檔單位,其形成的檔案可以構成全宗。

(一)可以獨立行使職權,并能以自己的名義單獨對外行文。

(二)設有會計單位或經濟核算單位,自己可以編造預算或財務計劃。

(三)設有管理人事的機構或人員,并有一定的人事任免權。

二、全宗設置原則

(一)凡是新成立的單位,其檔案構成新的全宗。

(二)幾個單位撤銷合并成立一個新的單位,合并后其檔案自新單位成立之日起形成一個新的全宗,合并前各單位的檔案各自為一個全宗。如果撤銷合并是以某個原有單位為主體(核心),其他單位相關職能并入這個主體(核心)單位的,合并后其形成的檔案歸該主體(核心)單位的全宗管理,不另立新全宗,其他被撤銷合并單位撤銷合并前的檔案各自為一個全宗。

(三)合并后又恢復的單位,或由于某種原因,單位中斷工作,隔一段時間又恢復,其主要職能沒有根本改變(職能擴大或縮小)的,不建立新的全宗。

(四)從一單位內設機構劃出成立一個新的單位的,其檔案自成立之日起形成新的全宗。成立之前形成的檔案,屬于原單位全宗。

(五)一單位成為另一單位內設機構的,其改變前的檔案為一個全宗,改變后形成的檔案為新單位全宗檔案的一部分,不單獨構成全宗。

(六)一單位的內設機構劃歸另一單位的,其劃歸前的檔案為原所在單位全宗檔案的一部分,劃歸后形成的檔案為并入單位全宗檔案的一部分。

(七)幾個單位合署辦公的,如文件分別處理,它們所形成的檔案應各自構成全宗;如文件統一處理,它們所形成的檔案構成聯合全宗。

(八)單位基本職能未發生根本變化,單位名稱變更、業務范圍變化、隸屬關系改變、內設機構調整、工作地點變動等,其檔案均不構成新全宗,但應在全宗介紹里予以說明。

(九)臨時機構一般不單獨建立全宗,其檔案歸入主管單位全宗統一管理。但屬于黨委、政府直接領導,執行全局性任務,時間較長,形成檔案較多的,可單獨建立全宗。

(十)派出機構形成的檔案一般不建立全宗,歸入主管或派出單位全宗管理。若派出機構相對固定常設、機構較大、形成的文件材料較多、駐地較遠,也可從方便管理利用角度考慮,單獨建立全宗。

三、全宗號賦予方式

全宗號由省檔案館統一編制,并賦予立檔單位,也可以依申請賦予。尚無全宗號的立檔單位,可向省檔案館提出申請,省檔案館依據全宗設置條件審核確認后賦予其全宗號。立檔單位提出申請時,應提供以下相關材料:

(一)本單位全稱和規范化簡稱(申請函中注明);

(二)本單位成立時間及批準文件復印件(加蓋單位公章);

(三)本單位主管部門(非一級機構申請函中注明);

(四)本單位組織機構代碼證或統一社會信用代碼證復印件(加蓋單位公章);

(五)本單位文件材料歸檔范圍和保管期限表;

(六)本單位檔案門類及各門類檔案分類編號方案。

請各單位接通知后,組織對本單位及下屬單位全宗設置和全宗號賦予情況進行一次摸底統計,并分別填寫《立檔單位全宗設置和全宗號賦予情況統計表》(見附件),于920日前匯總送交省檔案局保管處,聯系人:李小冬,聯系電話:055162608997

 

附件:立檔單位全宗設置和全宗號賦予情況統計表

 

 

安徽省檔案局

201795

 

附件

 

立檔單位全宗設置和全宗號賦予情況統計表

單位名稱

 

成立時間

 

組織機構代碼

證號或統一社會

信用代碼證號

 

省檔案館是否

已賦予全宗號

 

全宗號

 

全宗號賦予時間

(時間不清的可不填)

  

 

 

 

 

單位名稱(蓋章):

      



責任編輯:胡敏

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